Das entsprechende Tab auswählen (hier "Dokumente")
und den Hinzufügen Knopf 
auswählen.
(Die Datei kann auch ganz einfach mit der Maus vom Explorer hineingezogen werden. Dann fällt der nächste Dialog weg).
danach die Datei auswählen (hier wie bei einer Bilddatei),
eine Beschreibung eingeben,
den Speicherort wählen (wird die Datei in die Datenbank eingelesen ist sie für alle immer einsehbar, bei verlinken könnte es ja sein, dass man keinen Zugriff auf den Ursprungsort der Datei hat).
Danach "Hinzufügen" klicken.
Bei Rollen sieht der Dialog so aus.
Die vordefinierten Rollen erscheinen in diesem Dialog.
Zum Löschen den zu löschenden Eintrag auswählen
und den Minus Knopf 
drücken.
Den darauf folgenden Dialog, nach gründlicher Prüfung, positiv bestätigen.